河北省計(jì)量監(jiān)督檢測(cè)院  劉玉珍

　　河北省計(jì)量監(jiān)督檢測(cè)院是依法設(shè)立的省級(jí)計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)，目前已建立了一整套有效的運(yùn)行管理體系。《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書》、《質(zhì)量記錄表格》等一系列質(zhì)量文件是保證我院開(kāi)展檢定、校準(zhǔn)/檢測(cè)工作的綱領(lǐng)性文件。檔案工作的管理是我院運(yùn)行體系中不可缺少的一部分，下面僅就設(shè)備檔案的建立及管理作一簡(jiǎn)述。    

　　一、設(shè)備檔案的建立

　　各實(shí)驗(yàn)室在購(gòu)置新的儀器設(shè)備之前，首先填寫購(gòu)置儀器設(shè)備申請(qǐng)表、審批表，經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)及主管部門批準(zhǔn)后，主管儀器設(shè)備的人員負(fù)責(zé)儀器設(shè)備的購(gòu)置。儀器設(shè)備到貨后，實(shí)驗(yàn)室主管設(shè)備人員及設(shè)備管理部門共同對(duì)新進(jìn)設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后，填寫購(gòu)入儀器設(shè)備驗(yàn)收情況。設(shè)備管理人員負(fù)責(zé)對(duì)新購(gòu)置儀器設(shè)備建立儀器設(shè)備登記卡，同時(shí)，按新進(jìn)儀器設(shè)備的不同類別給出不同的設(shè)備編號(hào)，并建立檔案。檔案的內(nèi)容包括:設(shè)備名稱，規(guī)格型號(hào)，準(zhǔn)確度等級(jí)，生產(chǎn)廠名，設(shè)備價(jià)格，設(shè)備編號(hào)(單位自編號(hào))，出廠編號(hào)，出廠日期，購(gòu)進(jìn)日期，設(shè)備主管，科室負(fù)責(zé)人，使用人，放置地點(diǎn)等。
    如何對(duì)新進(jìn)儀器設(shè)備進(jìn)行設(shè)備編號(hào)，做到既規(guī)范又便于查找，這是設(shè)備檔案管理的第一步。我們的做法是把儀器設(shè)備分為三類，一類為檢測(cè)/校準(zhǔn)用的最高計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器具(送中國(guó)計(jì)量科學(xué)研究院、華北國(guó)家計(jì)量測(cè)試中心及其他省市法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)檢定的儀器設(shè)備)，編號(hào)為“1”字打頭；二類為檢測(cè)/校準(zhǔn)用的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備(本單位能夠開(kāi)展自檢或互檢的儀器設(shè)備)，編號(hào)為“2”字打頭；三類為一般使用的儀器設(shè)備(不需要檢定，又不可或缺的儀器設(shè)備)，編號(hào)為“3”字打頭。再按照儀器設(shè)備購(gòu)進(jìn)時(shí)間的先后排序，比如長(zhǎng)度新購(gòu)置的量塊，需到中國(guó)計(jì)量科學(xué)研究院檢定，我們給它編號(hào)為100x；又如游標(biāo)卡尺、電子秒表、普通壓力表等儀器，在工作中也作為標(biāo)準(zhǔn)使用，但它們可通過(guò)本科室或其他科室對(duì)其進(jìn)行檢定，那么我們就給該類儀器編號(hào)為200x；那些不需要檢定的儀器設(shè)備，如工作支架、工作臺(tái)、計(jì)算機(jī)等，編號(hào)為300x。類別分清以后，可根據(jù)本單位該類設(shè)備的多少來(lái)定編號(hào)的位數(shù)，可定位數(shù)即從1001、2001、3001開(kāi)始編號(hào)。每一臺(tái)設(shè)備都有自己的檔案袋，檔案袋封面的內(nèi)容如表1所示。
    

    表1  檔案袋封面內(nèi)容

　　負(fù)責(zé)儀器設(shè)備購(gòu)置的管理人員完成了以上內(nèi)容的填寫工作后，交由檔案管理人員存檔、保管。幾年來(lái)的工作實(shí)踐證明，儀器的設(shè)備編號(hào)尤其重要。不管同一種儀器設(shè)備有多少，也不管它屬于哪個(gè)科室，在查找檔案時(shí)，通過(guò)設(shè)備編號(hào)就可以很快地找出其證書或說(shuō)明書。    

　　二、技術(shù)檔案的管理

　　技術(shù)檔案的管理基本分兩大類。一類為質(zhì)量體系運(yùn)行過(guò)程中的質(zhì)量文件，如內(nèi)部質(zhì)量審核、評(píng)審計(jì)劃及評(píng)審報(bào)告等。另一類為體系運(yùn)行中的技術(shù)文件，如檢定/校準(zhǔn)所依據(jù)的計(jì)量檢定規(guī)程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)及建標(biāo)項(xiàng)目檔案；原始記錄、證書格式的審批；實(shí)驗(yàn)室建標(biāo)項(xiàng)目的不確定度分析報(bào)告、樣機(jī)試驗(yàn)報(bào)告等。這些文件的管理則根據(jù)作業(yè)指導(dǎo)書中存檔控制文件的編號(hào)方法及存檔要求加蓋受控章及唯一性標(biāo)志。