實驗室如何編寫作業(yè)指導(dǎo)書

新疆哈密地區(qū)質(zhì)量與計量檢測所  孫建麗

一、作業(yè)指導(dǎo)書的結(jié)構(gòu)、格式和內(nèi)容

    作業(yè)指導(dǎo)書可以是標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、指南，也可以是圖表、圖片、模型、錄像等；結(jié)構(gòu)上可采用標(biāo)準(zhǔn)格式，也可采用非標(biāo)準(zhǔn)格式。實驗室最常用和使用最多的作業(yè)指導(dǎo)書，是詳細的書面描述文件，如市場抽查檢驗細則、統(tǒng)檢細則、抽樣細則、樣品制備(準(zhǔn)備)指令、儀器設(shè)備操作規(guī)程等。
    作業(yè)指導(dǎo)書的結(jié)構(gòu)和格式一般不宜統(tǒng)一為一種結(jié)構(gòu)和格式，但為避免混亂和不確定性，在一個組織內(nèi)，可以對各類作業(yè)指導(dǎo)書規(guī)定各自的結(jié)構(gòu)和格式，以保持作業(yè)指導(dǎo)書的格式或結(jié)構(gòu)的一致性。無論采用何種格式或組合，作業(yè)指導(dǎo)書內(nèi)容的表述順序應(yīng)當(dāng)與作業(yè)活動的順序相一致，準(zhǔn)確地反映要求及相關(guān)活動。作業(yè)指導(dǎo)書的結(jié)構(gòu)、格式以及詳細程度應(yīng)當(dāng)適合于組織中人員使用的需要，并取決于其描述活動過程的復(fù)雜程度、使用的方法、實施前的培訓(xùn)時間與深度，以及具體操作執(zhí)行人員的技術(shù)水平、技能和資格等。
    作業(yè)指導(dǎo)書應(yīng)包含以下幾方面的內(nèi)容:
    1.標(biāo)題和封面
    作業(yè)指導(dǎo)書應(yīng)該有明確的標(biāo)題，即明確寫明其描述活動過程的名稱，一般可采用“作業(yè)活動名稱+作業(yè)指導(dǎo)書”或“作業(yè)活動名稱+作業(yè)規(guī)程/規(guī)范”的結(jié)構(gòu)。如設(shè)置封面，則應(yīng)在封面上寫明編號、起草人、審核人、批準(zhǔn)人、批準(zhǔn)日期及修訂狀態(tài)；若無封面，則這些內(nèi)容應(yīng)寫在標(biāo)題下方。
    2.目的和范圍
    作業(yè)指導(dǎo)書首先應(yīng)寫明其適用的作業(yè)范圍及不適用的作業(yè)范圍；其次應(yīng)簡潔地說明編制目的或其實施目標(biāo)，即為什么要編制該作業(yè)指導(dǎo)書，通過編制作業(yè)指導(dǎo)書要達到什么樣的目標(biāo)。
    3.作業(yè)內(nèi)容與要求
    作業(yè)內(nèi)容與要求是作業(yè)指導(dǎo)書的主體，應(yīng)當(dāng)具體、準(zhǔn)確地反映作業(yè)內(nèi)容與要求及相關(guān)活動。同時，作業(yè)指導(dǎo)書內(nèi)容的表述順序應(yīng)與作業(yè)活動的順序相一致。必要時，可用圖或表，以便于理解。作業(yè)指導(dǎo)書的文字應(yīng)通俗易懂，盡可能的量化，用數(shù)據(jù)說話，以便作業(yè)人員有唯一正確的理解，實施后確保過程質(zhì)量的控制。
    

二、編寫作業(yè)指導(dǎo)書的注意事項

    1.作業(yè)指導(dǎo)書設(shè)計和編寫應(yīng)符合本單位的《質(zhì)量手冊》的規(guī)定，作業(yè)指導(dǎo)書所規(guī)定的程序應(yīng)符合本單位的實際，包括環(huán)境、檢驗儀器設(shè)備、檢驗范圍的要求。
    2.一項活動只能規(guī)定唯一的程序，只能有唯一的理解，因此一項作業(yè)只能規(guī)定一個作業(yè)指導(dǎo)書。并且不能使用作業(yè)指導(dǎo)書的無效版本。
    3.作業(yè)指導(dǎo)書一旦批準(zhǔn)實施，就必須認真執(zhí)行；如需修改，須按《質(zhì)量手冊》的規(guī)定程序進行。
    

三、編寫作業(yè)指導(dǎo)書過程中的幾個誤區(qū)

    1.以儀器設(shè)備操作規(guī)程代替作業(yè)指導(dǎo)書
    現(xiàn)在我們所使用的儀器設(shè)備越來越先進，功能也越來越多，而我們做某一項試驗時，可能只能用到設(shè)備的局部功能。作為操作規(guī)程只能規(guī)定一些主要試驗操作方法。因此，針對每一項試驗的儀器操作方法應(yīng)該在作業(yè)指導(dǎo)書中得以體現(xiàn)。
    2.以產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)或檢測方法標(biāo)準(zhǔn)代替作業(yè)指導(dǎo)書
    在這些標(biāo)準(zhǔn)中往往只規(guī)定了一些儀器的使用原則，比如規(guī)定了使用環(huán)境、檢測誤差、檢測量程、檢測速度等，具體使用哪種儀器可能并未作具體規(guī)定。這就需要在作業(yè)指導(dǎo)書中針對單位的具體情況，選用符合標(biāo)準(zhǔn)要求的儀器設(shè)備。
    在產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)或檢測方法標(biāo)準(zhǔn)中經(jīng)常會遇到這種情況，對同一檢測項目，規(guī)定了不止一種檢測方法。在作業(yè)指導(dǎo)書中就應(yīng)根據(jù)單位具體情況規(guī)定使用哪一種方法。
    3.儀器設(shè)備更換、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范修訂改版都需變更作業(yè)指導(dǎo)書
    按照《評審準(zhǔn)則》的規(guī)定，作業(yè)指導(dǎo)書應(yīng)具有法規(guī)性、唯一性、適用性的特點。儀器設(shè)備更換，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范修訂改版都可能導(dǎo)致相應(yīng)的作業(yè)指導(dǎo)書不適用，需對作業(yè)指導(dǎo)書作出修訂，保證其適用性。
    總之，編寫作業(yè)指導(dǎo)書的目的就是使每個檢測人員進行同一項試驗時，采用同樣的方法、同樣的儀器設(shè)備，最終得出同樣的檢測結(jié)果。