利用Office通用辦公軟件實(shí)現(xiàn)計(jì)量檢測(cè)證書(shū)批量打印

河南省鄭州市計(jì)量檢定測(cè)試所  王志遠(yuǎn)  馬燕

    隨著電子技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)在計(jì)量檢測(cè)部門(mén)得到了廣泛的應(yīng)用，檢測(cè)證書(shū)的計(jì)算機(jī)打印就是其中之一。工作人員每天面對(duì)大量的數(shù)據(jù)輸入、檢定報(bào)告的采編和檢定結(jié)果的打印，如果仍采用逐份采編檢定報(bào)告、單張依次打印檢定結(jié)果的方法將浪費(fèi)大量的時(shí)間，并且工作效率低下。筆者曾經(jīng)需要一次打印600張電能表的檢定證書(shū)，工作量之大往往超出以前的人工填寫(xiě)。如何發(fā)揮計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，提高證書(shū)編寫(xiě)打印的工作效率，是計(jì)算機(jī)應(yīng)用中需要解決的一個(gè)問(wèn)題。而編寫(xiě)專(zhuān)用程序?qū)σ话愕膯挝挥幸欢ɡщy，有鑒于此，筆者結(jié)合自己的工作內(nèi)容，利用廣泛使用的Office通用辦公軟件的郵件合并功能，快速簡(jiǎn)捷的實(shí)現(xiàn)了有固定格式檢定報(bào)告的批量采編和計(jì)量檢定證書(shū)的批量輸出。
    

一、實(shí)現(xiàn)原理

    本方法是通過(guò)以Word文字處理軟件的強(qiáng)大格式編輯功能做出檢測(cè)證書(shū)的文檔格式，以Excel表格處理軟件的強(qiáng)大數(shù)據(jù)運(yùn)算編輯功能做出需要的數(shù)據(jù)源，利用郵件合并功能把數(shù)據(jù)源中的內(nèi)容與確定好格式的文檔相結(jié)合來(lái)進(jìn)行證書(shū)的編輯和打印工作。
    

二、實(shí)現(xiàn)步驟

    下面以O(shè)ffice 2000創(chuàng)建“檢定證書(shū)正面”為例，詳細(xì)步驟如下:
    1.創(chuàng)建證書(shū)正面的輸出版面格式
    打開(kāi)Word，創(chuàng)建一個(gè)新文檔。在新文檔中按照檢定證書(shū)的實(shí)際尺寸及格式確定文檔輸出版面格式，然后在該文檔中輸入每個(gè)檢定證書(shū)正面需重復(fù)出現(xiàn)的固定通用信息，如檢定證書(shū)編號(hào)、計(jì)量器具名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、制造廠、送檢單位、檢定日期、有效期等，并編輯確定這些信息的字體、大小和位置，完成后保存。
    2.創(chuàng)建數(shù)據(jù)源
    打開(kāi)Excel，創(chuàng)建一個(gè)新表格。根據(jù)每頁(yè)證書(shū)需要改變的數(shù)據(jù)，在新表格的第一行按列輸入與Word在步驟1所創(chuàng)建的文檔相對(duì)應(yīng)的各列數(shù)據(jù)所代表的標(biāo)題信息文字，如檢定證書(shū)編號(hào)、計(jì)量器具名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、制造廠、送檢單位、檢定日期、有效期等。從第二行開(kāi)始按照各列標(biāo)題信息提示按行依次輸入變化了的信息，完成后保存。
    3.版面格式與數(shù)據(jù)源的合并
    (1)切換到Word在步驟1所創(chuàng)建的文檔，選擇主菜單中“工具”下拉菜單的“郵件合并”子菜單，彈出“郵件合并幫助器”對(duì)話(huà)框。點(diǎn)擊“主文檔”下的“創(chuàng)建”按鈕，選擇“套用信函”子菜單，點(diǎn)擊彈出對(duì)話(huà)框中的“活動(dòng)窗口”按鈕。
    (2)在彈出的“郵件合并幫助器”對(duì)話(huà)框中選擇“數(shù)據(jù)源”下的“獲得數(shù)據(jù)”按鈕，選擇“打開(kāi)數(shù)據(jù)源”子菜單，在彈出的對(duì)話(huà)框中找到步驟2所建立的Ex-cel表格(注意選擇文件類(lèi)型為*.xls)，打開(kāi)。在彈出的“整張電子表格”對(duì)話(huà)框中點(diǎn)擊“確定”。這時(shí)Word會(huì)提示你在主文檔內(nèi)找不到合并域，直接點(diǎn)擊“編輯主文檔”按鈕，將回到上一步所編輯的文檔。
    (3)這時(shí)在該文檔的工具條上出現(xiàn)“郵件合并”工具欄。點(diǎn)擊工具欄上“插入合并域”按鈕，將出現(xiàn)步驟2所創(chuàng)建的Excel表格第一行所定義的各列標(biāo)題文字。根據(jù)證書(shū)每頁(yè)變化的數(shù)據(jù)內(nèi)容，分別插入相應(yīng)的各個(gè)標(biāo)題，此即為將要合并的數(shù)據(jù)項(xiàng)。這時(shí)只需按下工具條上標(biāo)有“ABC”字樣的“察看合并數(shù)據(jù)”按鈕，點(diǎn)擊“下一條記錄”按鈕，就可以逐頁(yè)察看已經(jīng)合并過(guò)的文檔了。
    4.打印證書(shū)
    如果只需打印當(dāng)前頁(yè)，直接打印就可以了。當(dāng)有大量證書(shū)需打印時(shí)，可點(diǎn)擊工具條上的“合并選項(xiàng)”按鈕，在彈出的“合并”對(duì)話(huà)框中“要合并的記錄”欄中輸入要打印的記錄的范圍數(shù)值，點(diǎn)擊“合并”按鈕，會(huì)出現(xiàn)包含需要所有記錄的新文檔，直接打印就可以了。
    5.數(shù)據(jù)錄入技巧
    在Excel中輸入數(shù)據(jù)時(shí)，我們往往要錄入大量重復(fù)的信息，如相同的送檢單位、生產(chǎn)廠家等，也可能需要有大量按序列遞增的數(shù)據(jù)，如檢定證書(shū)編號(hào)等，這時(shí)只要選定包含需要復(fù)制數(shù)據(jù)的單元格，用鼠標(biāo)右鍵拖動(dòng)填充柄(單元格右下角)經(jīng)過(guò)需要填充數(shù)據(jù)的單元格，然后釋放鼠標(biāo)右鍵，會(huì)有“復(fù)制單元格”和“按序列填充”選項(xiàng)，