提高實驗室信息化管理水平

江西省計量測試研究所  虞惠霞  孫淳

    隨著計算機技術的迅猛發(fā)展，加強信息化建設已成為實驗室建設的一項重要工作內(nèi)容，盡快用信息化、數(shù)字化的設施設備武裝實驗室，建設實驗室計算機網(wǎng)絡，改善和提高實驗室硬件條件和軟件水平，更好地為客戶服務，為計量事業(yè)服務。
    

一、實驗室信息化建設的任務

    傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)落后于實驗室現(xiàn)代化科學管理的要求，各實驗室在探索體制改革和加強制度建設的同時，也在思考如何利用高科技的手段來為實驗室建設服務。人們已經(jīng)認識到，加強實驗室設施設備手段的現(xiàn)代化建設，用信息化、數(shù)字化的設施設備裝備實驗室，是提高實驗室管理水平，推進實驗室建設上新臺階的必要舉措。
    

二、實驗室網(wǎng)絡的規(guī)劃和建設

    網(wǎng)絡的建設不是一系列先進的現(xiàn)代化的信息技術和設施的堆積，也不是現(xiàn)有人員加設備的簡單組合，而是一項需要科學構建的系統(tǒng)工程，應統(tǒng)籌兼顧、全面規(guī)劃，經(jīng)過科學論證，在進行信息需求分析、系統(tǒng)功能分析、工作環(huán)境分析、管理目標分析的基礎上，制定出一個比較完整、比較貼近實際的總體方案，同時，堅持近期與長遠相結合、提高與普及相結合、開發(fā)與建設相結合，經(jīng)過職能部門統(tǒng)一協(xié)調管理，有計劃、分步驟地進行。
    首先，我們的規(guī)劃是建立在規(guī)范要求的基礎上的。我們要按照規(guī)范的要求明確各部門的職責和權力，理順各部門之間的關系，優(yōu)化組織資源的配置，建立科學的管理模式，理清思路，分清楚哪些東西交給電腦去識別判斷，哪些東西應由管理人員判斷掌握，以較低的管理成本達到規(guī)范的要求。
    其次，我們既要考慮當前的需要，如一次性投資的相對有效性、系統(tǒng)的性能價格比、可操作性和可維護性，又要兼顧將來的發(fā)展，充分考慮和穩(wěn)妥解決網(wǎng)絡設備的可擴充性、網(wǎng)絡的可管理性，以及網(wǎng)絡的冗余、安全與可靠。
    第三，要充分重視內(nèi)容的建設和維護。網(wǎng)絡的生命在于有無資源、有無信息，在于內(nèi)容、資源、信息的數(shù)量和質量。我們在建立一個功能強大的管理系統(tǒng)的同時，更要重視內(nèi)容的建設和維護，我們的數(shù)據(jù)資源庫應是一個資源共享、迅速傳遞和查詢、不斷更新、反映最新信息的資源庫。
    

三、網(wǎng)絡技術在實驗室管理中的應用

    1.在質量管理與質量保證中的應用
    計算機網(wǎng)絡技術在實驗室的質量管理和質量保證領域中的應用，主要體現(xiàn)在文件控制、證書/報告管理和對不合格工作的控制幾個方面。
    

文件控制

    實驗室使用的文件大體分為質量文件和技術文件兩類，根據(jù)JJF1069的要求，無論是公開發(fā)布的規(guī)程、規(guī)范、手冊，還是實驗室自行編制的規(guī)范、大綱、實施細則以及作業(yè)指導書、有關表格等等，都必須先規(guī)范化。而規(guī)范化文件的管理正是計算機的優(yōu)勢所在，我們可以利用計算機對文件和資料實施有效管理，發(fā)布和更新文件，確保文件的有效性，控制文件的使用，避免無效文件的采用等等。譬如，我們不僅可以在網(wǎng)上發(fā)布和及時更新規(guī)程、規(guī)范、標準、大綱，方便檢測人員的檢索、查閱，還可以通過軟件控制對已作廢的文件的采用。不必逐一分發(fā)、逐一查詢、逐一更改質量文件和技術文件，杜絕受控文件的散落，避免受控文件處于不受控狀態(tài)。
    

證書/報告的管理

    證書/報告是實驗室的最終產(chǎn)品，其質量高低反映了法定計量檢定機構的技術能力和管理水平，在規(guī)范中多次被提及。然而，實踐中對證書/報告的審核一直是件費時、費力又不容易真正做到位的工作，如果我們把這件煩瑣的事交給電腦去完成卻可以化難為易。
    一是在證書/報告出具時的把關，包括證書/報告格式的統(tǒng)一、規(guī)范和報告內(nèi)容的審核。證書/報告由電腦在收發(fā)室有記錄的前提下，按照室別、檢校類型和發(fā)送時間的先后，自動編號，給出證書/報告的惟一性標志(如序號，這樣既可避免重號，又可防止檢測人員私自出具證書/報告)，報告簽發(fā)時間(一般情況下，報告輸出時間即為簽發(fā)時間)和樣品的接收日期(樣品的接收日期根據(jù)收發(fā)室接收時錄入的信息自動寫入)。通過規(guī)范證書/報告的格式，確保每份證書/報告的檢測信息量相同，同一規(guī)格型號的同種設備檢測項目一致，每次檢測選取測點一致，檢測結論規(guī)范化；通過對有資格的檢測人員授權識別代碼，防止無資格人員出具報告；通過對數(shù)據(jù)庫中的信息、檢測人員輸入的信息和收發(fā)室錄入的信息相互驗證，減少出具受檢廠家及設備名稱有誤的證書/報告的可能性；通過直接調用數(shù)據(jù)庫中本所的標準和測量設備的有關信息，降低了在證書/報告中檢測設備欄出錯的概率。倘若對實驗室的每位授權人的簽名字樣進行計算機備案，并為每個人分配惟一的識別代碼和密碼，相關人員在出具證書/報告時只需輸入自己的代碼和密碼即可實現(xiàn)電子簽名，也可以授權他人進行電子簽名。由于檢測人員只能按照電腦的提示錄入數(shù)據(jù)和有關信息，檢測人員隨意開具報告/證書的行為將受到限制，此時對報告/證書的型式審核的一些工作已經(jīng)不再必要。
    二是對證書/報告更改的控制和備份的制作。報告一旦輸出并加蓋印鑒，檢測人員和其他非授權人員就無法自行修改證書或報告。如證書/報告在發(fā)出后，發(fā)現(xiàn)問題需作實質性重大修改，則必須經(jīng)有關職能部門批準備案，同時在重新發(fā)出證書/報告時，由電腦自動附加一份修改聲明。由于電子簽名的使用，每次在證書/報告生成的同時，其包含證書/報告原件全部信息的副本也同時在電腦中自動生成，而無需再使用復印或掃描來保存副本了。
    

不合格工作的控制

    對不合格工作的記錄與控制是實驗室質量改進的一項內(nèi)容，由于采用了計算機管理，控制了計量檢定、校準和檢測活動按既定的流程運轉，實驗室測量設備的量值溯源受到了控制，測量設備未自檢或送檢的在出具證書/報告時不得被引用，引用的無效過期的規(guī)范規(guī)程標準自動由有效的技術文件取代，計算機自動記錄檢測人員超時限檢測的次數(shù)，發(fā)出報告更改的次數(shù)等等。
    2.在業(yè)務管理中的應用
    一是建立儀器收發(fā)管理系統(tǒng)、證書/報告管理系統(tǒng)、儀器設備資源管理系統(tǒng)、所長辦公管理系統(tǒng)和情報信息管理系統(tǒng)等業(yè)務管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)對檢測作業(yè)全過程的控制。擬校準或檢測樣品從進入收發(fā)室到被用戶取走離開實驗室就自始至終受到監(jiān)控。譬如，在收發(fā)室接收樣品時，電腦按照實驗室的檢測能力和用戶要求確定擬校準或檢測樣品即將接受的檢校類型，按照送檢時間和檢校類型自動給出擬校準或檢測樣品接收時的惟一性標識(編號)，分門別類地登記錄入、自動生成并打印輸出檢定、校準或檢測合同，經(jīng)客戶確認無誤，雙方簽字合同生效后，自動生成并打印輸出擬校準或檢測樣品的狀態(tài)識別標簽。同時擬校準或檢測樣品的有關信息，包括送檢單位、送檢設備名稱和型號規(guī)格、送檢數(shù)量、送檢時間、檢測類型、有何特殊要求等通過局域網(wǎng)發(fā)至各專業(yè)檢測室。如果實驗室為每個用戶單位建立儀器設備檔案，并向該用戶單位發(fā)放單位識別磁卡，在該單位下次送檢時，插入識別磁卡即可直接從實驗室檔案庫中提取該單位儀器設備的有關信息，既減小收發(fā)人員的勞動強度，又可以對本單位的業(yè)務管理提供第一手的信息，方便相關業(yè)務的開展，實現(xiàn)對用戶的跟蹤服務，提高實驗室的服務質量和工作效率。
    二是參與自有測量設備溯源計劃和年度業(yè)務計劃的制定。根據(jù)實驗室的設備管理要求和上年度業(yè)務情況，在不斷更新的數(shù)據(jù)基礎上，自動生成本年度的測量設備溯源計劃、年度業(yè)務計劃。
    三是向客戶提供更便捷的服務。建立電腦自動查詢系統(tǒng)，客戶可在實驗室服務臺的觸摸系統(tǒng)上或通過自動電話查詢系統(tǒng)自行查詢實驗室開展的服務項目和各項服務的收費標準，了解實驗室的基本情況和各項業(yè)務的工作流程。
    3.電子公告板的功能為無紙化辦公的實現(xiàn)提供了可能
    電子公告板功能是網(wǎng)絡的一大優(yōu)勢，實驗室局域網(wǎng)同樣可以設立電子公告板，公告實驗室年度業(yè)務計劃，科技項目開發(fā)計劃，設備供應與服務計劃，人員培訓計劃，能力驗證計劃，測量設備的檢定、校準和確認計劃，技術規(guī)范編制計劃，體系審核與評審計劃。利用網(wǎng)絡即時傳輸信息與數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，在網(wǎng)上發(fā)布圖書資料(包括規(guī)程、規(guī)范、大綱、標準、國際建議、實施細則以及作業(yè)指導書等)的內(nèi)容，各類會議的通知，文件(包括需轉發(fā)的上級文件與實驗室內(nèi)部發(fā)布的文件。譬如，公告技術文件和質量文件的批準發(fā)布和頒布實施的決定)等。根據(jù)管理權限，各部門分別負責各自職責范圍內(nèi)的信息更新，各級各類授權人員可以最快速度，在最短時間內(nèi)從網(wǎng)上獲得所需的相關信息與資源，及時向管理層提出自己的意見和建議，為管理和決策部門及時做出判斷、處理和決策提供依據(jù)。通過先進的管理思想和軟件技術，實現(xiàn)實驗室從內(nèi)部到外部，從后臺到前端，以及包括客戶在內(nèi)的各種資源的智能互動、信息交流和全面管理，為法定計量實驗室的市場競爭力的不斷提高，創(chuàng)造了新的契機。